Exchange und Outlook

Hinweis: Diese Seite des Wikis richtet sich in erste Linie an Mitarbeiter:innen in der PSE-Geschäftsstelle, den Fachdidaktiken sowie in den Erziehungs- und Bildungswissenschaften.

Im Folgenden wird die Nutzung von Exchange und Outlook zum Organisieren von E-Mails und gemeinsamen Kalendern im Arbeitskontext vorgestellt.

Mit Exchange wird eine Software von Microsoft zum Organisieren von E-Mails und gemeinsamen Kalendern im Arbeitskontext verwendet. Die Daten liegen jedoch auf den Servern der Ruhr-Universität Bochum.

Beantragung und Kosten

Jede:r an der RUB kann Exchange beantragen, jedoch läuft dies nicht wie bei einigen anderen Programmen über die Login-ID, sondern über die jeweilige Einrichtung.

Einrichtung

Exchange und Outlook können sowohl am Desktop als auch am Mobiltelefon eingerichtet werden.

Outlook

• Kategorien
• Regeln

Es können verschiedene Regeln festgelegt werden. So zum Beispiel können Antworten auf Terminanfragen in einen separaten Ordner eingehen oder Newsletter separat in Ordnern gesammelt werden.

• Ordner

Wie in den meisten Mailprogrammen, können verschiedene Ordner zum Organisieren der Mails erstellt werden.

Kalender

Termine erstellen

Um einen Termin im Kalender zu erstellen, wird die Schaltfläche Termin erstellen genutzt.

Personen einladen

Wenn ein Termin erstellt wird, können zusätzlich Personen eingeladen werden.

Gruppen einladen (Kontakte verwalten)

Um ganze Gruppen, zum Beispiel das gesamte PSE-Team, direkt zu Terminen einzuladen, können Gruppen angelegt werden.

Termine zu/absagen und Alternativtermine

Wenn Personen zu Terminen eingeladen werden, können diese den Termin zu- oder absagen oder aber auch einen Alternativtermin vorschlagen.

Kalenderfreigabe

Damit beispielsweise schneller gemeinsame Termine gefunden werden können, können Kalender anderen Personen freigegeben werden. Dabei kann entschieden werden, welche Personen den eigenen Kalender mit wie vielen Details sehen kann. Dies ist über die Schaltfläche Kalenderberechtigung zu ändern. Einzelne Termine (zum Beispiel Arzttermine) können auch auf privat gestellt werden, sodass die Zeit als blockiert gilt, jedoch nicht zu sehen ist, um was für einen Termin es sich genau handelt.