Exchange und Outlook

Zurück zum Dossier Digitale Kommunikation und Zusammenarbeit

Microsoft Exchange ist ein Groupware- und Nachrichtensystem, das viele Funktionen für den E-Mail-Verkehr, die Verwaltung von Terminen, Aufgaben und Kontaktdaten zur Verfügung stellt. Die RUB hostet Exchange auf eignenen Servern und stell diese Funktion allen Mitarbeitenden zur Verfügung.

Beantragung und Einrichtung

Alle Mitarbeitenden an der RUB können Exchange über Ihr Institut beantragen. Dabei wir die eigene RUB-E-Mailadresse vom RUB-Webmailserver auf den RUB-Exchange-Server umgezogen. An der PSE ist Matthias Kostrzewa für die Beantragung zuständig. Mitarbeitende der Fachdidaktiken und Bildungswissenschaften wenden sich direkt an Ihre IT-Beauftragten.

Kosten

Ein persönliches Exchange-Konto ist kostenfrei mit einer Kapazität von 5 GB. Weiterer Speicherplatz kostet 2,50 € / Monat für 5 GB (Stand April 2023). Die Einrichtung von Ressourcenpostfächern, z.B. Räumen kostet einmalig 10 €

Einrichtung

Exchange und Outlook können sowohl am Desktop als auch am Mobiltelefon eingerichtet werden. Die dazugehörigen Anleitung finden Sie bei IT-Services. Wir empfehlen die Verwendung von Outlook als E-Mail-Client auf dem Dienstrechner, um alle Funktionen von Exchange nutzen zu können. Die RUB stellt allen Outlook über Mircosoft 365 für den Dienstgebrauch kostenlos zur Verfügung.

Webzugang

Sobald Ihre RUB-E-Mail auf Exchange umgezogen wurde, erreichen Sie die Mail über den Outlook Web Access. Der Login erfolgt mit

• Benutzername: ruhr-uni-bochum\LoginID
• Passwort: Ihr LoginID-Passwort

Warum sollten Sie Exchange nutzen?

Als RUB-Mitarbeiter:in sollten Sie Exchange nutzen und falls noch nicht geschehen, die Umstellung Ihrer Mailadresse beauftragen.

• Vielfältige Funktionen: Neben den E-Mails können Sie in Exchange auch Ihre Kalender, Kontakte und Aufgaben leicht verwalten und mit anderen teilen.
• Datensicher: Alle Daten liegen auf RUB-Servern, somit ist ein datenschutzkonforme Nutzung von Exchange leicht möglich.
• Gemeinsame Kalendernutzung: Über Exchange kann der Arbeitskalender mit Kolleg:innen geteilt werden. Dies erleichert Terminabsprache erheblich. Statt mehrer E-Mails zur Terminfindung reich in Blick in den Kalender.
• Besprechungen: Laden Sie über Exchange zu Besprechungen und Sitzungen ein. Tragen Sie an einer Stelle den Ort oder den Zoom-Raum ein, sodass jede:r sofort weiß, wo Sie sich treffen. Sie sehen auf einen Blick, wer zur Besprechung zu- und abgesagt hat. Ändert sich Zeit oder Ort können Sie dies über die Terminverwaltung leicht alle beteiligten mitteilen. Natürlich sind auch Serientermine möglich.
• Raum- und Ressorucenbuchung: Buchen Sie interen Räume (Besprechungsräume, Seminaräume etc.) und Ressourcen einfach über Exchange. Dafür muss einmalig ein Ressourcenpostfach eingerichtet werden, auf das alle Beteiligten Zugriff bekommen.
• Kontrolle: Sie bestimmen, wer welche Details in Ihrem Kalender sehen kann. Über die Berechtigungseinstellungen haben Sie volle Kontrolle. Stellen Sie private Termine auch privat ein, sodass nur Sie Details sehen können.
• Freigabe in anderen Systeme: Sie können Exchange und den Kalender auch auf dem Smartphone oder Tablet nutzen.
• Integration weiterer Kalender: Integrieren und abonnieren Sie private oder weitere Kalender und haben Sie immer alles Wichtige im Blick.

Outlook

Wir empfehlen die Verwendung von Outlook, um alle Funktionen von Exchange nutzen zu können. Die Beschäftigung mit den wichtigsten Outlookfunktionen kann Ihren Arbeitsalltag enorm erleichern. Kennen Sie schon...

• Kategorien: Mit Kategorien können Sie Nachrichten und Kalenderereignisse in Outlook.com problemlos markieren, bezeichnen und gruppieren. Wählen Sie aus Standardkategorien, oder erstellen Sie Ihre eigene Kategorie und weisen Sie Ihren Nachrichten oder Kalenderereignissen eine oder mehrere Kategorien zu.
• Regeln: Es können verschiedene Regeln festgelegt werden. So zum Beispiel können Antworten auf Terminanfragen in einen separaten Ordner eingehen oder Newsletter separat in Ordnern gesammelt werden.
• Ordner: Wie in den meisten Mailprogrammen, können verschiedene Ordner zum Organisieren der Mails erstellt werden.

Kalender

Die Nutzung der gemeinsamen Kalender ist die Kernfunktion von Exchange an der RUB.

Termine erstellen

Um einen Termin im Kalender zu erstellen, wird die Schaltfläche Neuer Termin genutzt. Sie können dem Termin eine Kategorie zuweisen oder einen Serientermin ertsellen. Stellen Sie zudem ein, wann Sie an den Termin erinnert werden können. Oder laden Sie weitere Teilnehmende zum Termin ein. Markieren Sie zudem, falls es sich um einen privaten Termin handelt oder um einen Termin mit hoher bzw. niederiger Priorität.

Besprechung erstellen

Erstellen Sie eine Besprechung und laden Sie direkt Personen zu dieser ein. Wählen Sie zudem einen passenden Ort und laden Sie auch den Raum als Ressource ein.

Gruppen einladen

In Ihren Outlook-Kontakten können Sie auch Gruppen anlegen, um schneller die immer gleiche Gruppen von Personen einzuladen.

Termine zu-/absagen und Alternativtermine

Wenn Personen zu Terminen eingeladen werden, können diese den Termin zu- oder absagen oder aber auch einen Alternativtermin vorschlagen.

Kalenderfreigabe

Geben Sie Ihren Kalender gezielt Personen oder Gruppen frei. Die Standardeinstellung ist, dass alle Exchange-Nutzenden sehen können, zu welchem Zeitpunkten Ihr Kalender frei oder gebucht ist - ohne jedoch Details sehen zu können. Sie können einzelen Personen manuell mehr Rechte geben, um z.B. Details zu sehen. Sie bestimmen wer, was genau sehen und machen darf in Ihrem Kalender. Klicken Sie dafür mit einem Rechtklick auf ihren Kalender - Einstellungen - Berechtigungen.

Kalender hinzufügen

Über den Button "Hinzufügen" können Sie Kalender von anderen Personen oder von Räumen Ihrer Kalenderliste hinzufügen. Nutzen Sie dies, um z.B. leichter Termin abzusprechen. Die PSE hat verschiedenen Ressourcenkalender z.B. für die IFL-Räume. Sie finden alle PSE-Ressorucen, wenn sie in der Exchange-Raumliste nach "PSE" suchen.